申請～承認だけでは終わらない！ワークフローから基幹システムにどう連携する？

ワークフロークラウド型ワークフローシステム連携

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ワークフローは、基幹システムとの連携が不可欠

申請や承認をスムーズに進めるため、多くの企業で導入されているワークフローですが、「申請・承認」だけで業務が完結することはほとんどありません。承認が終わった情報を、基幹システムなどのほかのシステムに渡す必要があるケースが大半を占めます。例えば、経費精算の申請であれば、承認後に会計システムへの仕分けという形で引き継がなければなりませんし、勤怠関連の申請ならば、人事給与システムへ一人ひとりの勤務実績の連携が必要になります。

ワークフローは、企業システムのなかでも特に他システムとの連携が重要になるシステムなのです。導入時には、つい単体での使いやすさや機能にフォーカスしがちですが、基幹システムなどと「どこまで連携できるか」も忘れずに確認しましょう。

クラウドワークフローは、連携が考慮されていないものも……手作業で連携するしかない？！

このように、基幹システムなどとの連携が欠かせないワークフローですが、実は特にクラウド型の製品では他システムとの連携が考慮されておらず、「承認まで完了したら終わり」というものも多くあります。承認されたデータをCSVなどでエクスポートする機能などはありますが、クラウド型ワークフロー側であらかじめフォーマットが固定されており、連携先のシステムが取り込めるフォーマットに合わせられないことも少なくありません。

こうなると、システム間で情報を連携するために、承認が完了した情報を手作業で基幹システムに入力する、もしくはRPAなどのツールを別途導入して自動化する、といった対応が必要です。どちらにしても手作業で入力する手間や、RPAツールの運用・管理などは大きな負担になります。

手作業で入力するイメージ

もちろん、ワークフロー側のフォーマットで出力されたフォーマットを、基幹システムのフォーマットにあわせるためのプログラムを作成することもできますが、これをすべて社内で対応するのは、それはそれで大変です。ワークフローで承認された情報を、基幹システム側に適切に連携するには業務知識が求められます。通常、情報システム部門はプログラムを作成できても、業務知識がなく、逆に経理・人事などの現場部門は業務知識があってもITスキルはありません。こうした状況のままフォーマット変換などを実現するのは、かなり難しいと言えるでしょう。

連携先システムにあわせたフォーマット出力に対応した「ExchageUSE XG」

基幹システムとの連携を考慮するならば、最初からフォーマットを自由に指定できるワークフローがベストです。そして、これに応えるのが富士電機ITソリューションの「ExchangeUSE XG」。クラウド型ワークフロー製品でありながら「SI型」を謳っており、柔軟なカスタマイズに対応できることが特長で、データの出力フォーマットも連携先システムの形式に柔軟にあわせることが可能です。これにより、承認が終わったデータをスムーズに基幹システムに受け渡すことができるように。余計な手間や工数をかけずに、基幹システムと連携できる点は大きな魅力です。

また、基幹システムとの連携で求められる現場部門の業務知識についても、豊富なノウハウを持つ「ExchangeUSE XG」のエンジニアがサポートします。そもそも「ExchangeUSE XG」は、国内1700社以上の導入実績を誇るワークフローパッケージ「ExchangeUSE」をクラウド化したサービスです。基幹システムとの連携実績も多く、現場業務でどのようにデータを使うのかなど、基幹システムへのデータの渡し方のノウハウも豊富です。ワークフロー単体では完結せず、基幹システムとの連結が欠かせないなか、ワークフローと基幹システムの両者に精通している富士電機のエンジニアは心強い存在となるでしょう。