ペーパーレス化で、テレワークを進めたい！そのとき、必要なツールと導入の注意点

何を「ペーパーレス化」するのか、自社の状況にあわせた見極めを

新型コロナウイルスのパンデミックにより、一気に導入が加速しているテレワーク。その際に鍵を握るのが、「ペーパーレス化」です。どんなに「テレワークするように」と指示したとしても、紙ベースの業務が残っていては、テレワークは思ったように進みません。また、「ペーパーレス」と言っても、その領域は多岐に渡り、下記のように幅広い内容が含まれます。

・会議の資料は、紙からタブレットへ
・経費精算などの各種申請を、システム化する
・見積書や請求書などを、電子化する
・社内決裁（稟議書）を、電子化する

どれも「ペーパーレス」に含まれる内容ですが、それぞれ必要なツールや仕組みは異なります。効果を最大化するためにも、まずは自社のテレワーク推進で、「どこがネックになっているのか」「何をペーパーレス化する必要があるのか」を見極め、優先順位をつけてペーパーレス化を進める必要があります。

全従業員に関係する「経費精算」は、大きな効果を期待できる

ペーパーレス化で、何を優先するかは企業によって様々ですが、一般的に効果が大きいのが、全従業員に関係する経費精算などの申請です。指定された紙書類に領収書などを添付して提出する企業が多く、「経費精算のために出社する」ケースも少なくありません。こういった申請をペーパーレス化することで、大きな効果を期待できるのです。
では、経費精算は、どのようにペーパーレス化すればよいのでしょうか？
一般的に、社内文書のペーパーレス化に向けて用いられるのが「ワークフロー」です。ワークフローは、申請から承認までのフローをシステム化するものです。そのワークフローシステムのツールには、「既存のフォーマットをベースに、簡単に電子化できる」「フローを手軽に設計できる」「稟議書などの複雑なフローに対応できる」など、製品によって様々な特長・機能があります。自社の事情やニーズにあったものを選びましょう。
特に、経費精算の電子化に際して注意が必要なのが、領収書の扱いです。領収書を電子化する場合、解像度やタイムスタンプの付与など、電子帳簿保存法で定められた要件をクリアしなければなりません。法対応していないワークフローでは、せっかく経費精算の申請はシステム化したのに、領収書だけ紙の申請が残る……といった事態になってしまうため要注意。ワークフローシステムが電子帳簿保存法に対応しているかどうか、確認することをおすすめします。

ペーパーレス化は、情シスと現場部門の両輪で進めるべき

いざペーパーレス化を進めるとなったら、「システムだから情シスにお任せ」ではなく、システム部門と現場部門の両者がプロジェクトに参加する体制が理想です。システム部門だけでは現場業務がわかりませんし、現場部門だけではシステムに落とし込むことができません。当然ですが、経費精算の申請では、主幹する経理部門が参加しなければ、申請後にどのように処理するかがわからず、本当に効果のあるペーパーレス化は望めないのです。
経費精算以外でのペーパーレス化についても同じです。まずはシステム部門と現場部門の協力体制を整えた上で、申請書類ごとに棚卸し・整理を進めましょう。１つずつ「認印レベルでよいのか」「電子帳簿保存法対応が必要なのか」「だれが関係する書類なのか」を紐解くことで、「単に、紙を電子化しただけで、効果が得られない……」という事態を避け、本来あるべきペーパーレス化を実現できます。また、ペーパーレス化を進めるには、社内規定が古いままだと対応しきれないケースも。同時に見直すことを視野に入れておく必要があります。
富士電機株式会社が提供するワークフローシステム「ExchangeUSE」は、電子帳簿保存法にも対応しているほか、電子印鑑機能を搭載、稟議書など複雑なワークフローも実装できることが特長。さらに、ペーパーレス化の段階を進める際に必要となる社外との電子契約も、外部ソリューションと連携し、ワンストップで実現します。また、豊富な実績とノウハウをベースに、申請書の整理・棚卸しから、業務・社内規定の見直しといった支援作業までをサポート。多くの企業を見てきたプロの視点が入ることで、テレワークの推進など、本来の目的を見失わないペーパーレス化の実現につながります。