「働き方改革関連法案」成立で“残業”が変わる？覚えておきたい3つの数字

違反した場合には罰則も！上限は「単月100時間」「月平均80時間」「年間720時間」

これまでも時間外労働は原則「月45時間、年360時間」という上限が定められていました。しかし「特別条項付き36協定（以下、36協定）」を締結することで、原則を超える時間外労働を設定できました。当然ながら、企業は過度な長時間労働にならないよう配慮する義務がありますが、強制力はなく、これが“抜け道”となっていたのです。

今回成立した「働き方改革関連法案」により「月45時間、年間360時間が上限」という原則はそのままに、36協定を結んだ場合であっても、時間外労働は「年間720時間」が上限となりました。さらに1か月では「100時間未満」、複数月の平均で「80時間」（どちらも休日労働を含む）という上限も設定されています。
そして、これまでと大きく異なるのは罰則があるということ。時間外労働がこれらの上限を超えていた場合、雇用主に「半年以下の懲役または30万円以下の罰金」が科せられることに。2019年4月の施行を見据えて、企業は従業員の残業がこの上限にきちんと収まるよう勤務実態の把握、管理する必要があります。

声をかけるだけではNG！残業削減で懸念される“弊害”

従業員の時間外労働を削減…といっても、単純に「残業を減らすように」と声をかけるような対応だけでは十分とは言えません。
業務量が変わらないまま勤務時間だけを減らそうとすると、「サービス残業」や「持ち帰り残業」につながります。これでは本末転倒ですし、業務に利用するデータを勝手に持ち出すことは情報漏えいなどの事故の原因に。また、残業代が減ることによる実質的な給与減や、モチベーション低下も懸念されます。 そもそも、今回の法案に対応するだけでは、36協定の対象となる若手社員の残業時間が減る一方で、管理職は残業時間の上限がないうえに、若手社員の管理や業務調整をこれまで以上に求められることになり、業務量や負担が大きく増えてしまうケースも…！

長時間労働削減の取り組みは、業務全体を効率化する仕組みや若手・管理職双方のフォローアップもあわせておこなうことをお勧めします。

生産性を高めるための「IT活用」

残業時間削減で効果を出すには、あわせて生産性を高める取り組みが必須です。業務のIT化を進めることで労働生産性が高まれば、無理のない残業削減が可能になります。

離れていてもスムーズなコミュニケーションが可能に「ビジネスチャット」「グループウェア」

たとえば、働き方改革でも大きなテーマに掲げられている「テレワーク」。在宅勤務のイメージが強くありますが、自宅に限らず外出先でも時間を効率的に使って仕事を進めることを指します。たとえば営業職が外出先で書類作成や打ち合わせができるようになれば、オフィスに戻る必要がなくなり、移動時間削減につながるでしょう。
これを後押しするのがビジネスチャットやグループウェアなどのツール。特にビジネスチャットは、個人向けチャットツールの普及とともにビジネス向け製品が数多く登場し、一大トレンドになっています。メールとは違ったスピーディなコミュニケーションができ、移動中や離れた場所で作業している場合でも密に連携できることが特長です。
グループウェアも単に予定を管理・共有するだけでなく、タスク管理やファイル管理などをあわせて活用することで外出先でもオフィスと同じように仕事を進められるようになり、隙間時間を有効に活用できます。

「マーケティングオートメーション（MA）」や「BI」で業務の“自動化”を

昨今注目を集めているのが、MAやBIなどのツールを利用した業務の自動化です。
たとえばMAは顧客一人ひとりにあわせたマーケティングを実施するためのソリューションですが、これを活用することで「ユーザのアクション（Webサイトへのアクセスや資料ダウンロードなど）にあわせて次の案内メールを配信」といったことが自動化できます。こういった機能を活用することで、マーケティング活動の効率化につながります。
BIツールは複数のデータを集め、分析しやすいようレポート化できます。さまざまなDBやExcelなどを確認して、データをコピーして…といった作業が自動化されれば、業務時間を大幅に削減できます。

「勤怠管理」「経費精算」「ワークフロー」で庶務業務を効率化

実際のビジネスにかかわる業務だけでなく、基本となる庶務業務も忘れてはいけません。こういった業務は全社員が関係するため、業務効率化のインパクトも大きいもの。
関連するITシステムとしては「勤怠管理」や「経費精算」「ワークフロー」が挙げられます。これらを活用することで、外出先からスマートフォンなどで勤怠の登録や経費精算が可能に。特に各種申請を紙ベースでおこなっている場合、申請や承認のためにオフィスに行かなければなりませんが、ワークフロー化すればいつでもどこでも申請・承認できるようになります。申請状況や、誰が承認しているかなどの状況も見える化でき、総務・経理などの業務効率化にも大きく貢献します。

働き方改革関連法案に対応するためにも、こういったITツールを導入・活用し、従業員の働き方を基本からしっかり見直してはいかがでしょうか。