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[背景と課題]
膨大な紙書類の集中を解消し、スマートな稟議の申請～決裁へ。
全社員が簡単に使える独自のワークフローシステムを導入。
1万件におよぶ紙の稟議書類をどうにかしたい。
稟議書の申請～決裁を迅速化して事務効率化を。
全国約60ヶ所の営業所から８エリアのカンパニー本社を通じ、全社を統括する東京本社には年間最大1万件を超える紙の書類、主に稟議書が集中していた。取締役・常務執行役員の石塚毅夫氏は「本社にいる私の元にはいつも書類が山積みで、届くまでに20以上捺印され、中には数週間～１ヵ月以上かけて着く書類もありました」と当時のアナログなオーバーワークを振り返る。
Excelで入力した稟議書を印刷し、郵送やFAX、ＰＤＦのメール送信、社内サーバ格納などで、営業所、カンパニー本社、東京本社とめぐり、その都度、紙に捺印し、次に上げていくという前時代的なやりとりを行っていた。「とにかくスピードアップを図り、かつ飛躍的な事務効率化を実現するために、ワークフローシステムの導入と同時に職務権限の現場委譲を積極的に推進しました」（石塚氏）
石塚 毅夫 氏
取締役 常務執行役員経営企画・総務・保安推進担当（兼）総務部長
紙のフォームをフリースタイルで継承。
違和感のない画面でシステム移行をスムーズに。
ワークフローシステムを導入するにあたり、［ExchangeUSE］が候補の一つに挙げられた。経理財務部の東耀子氏は「とにかくシステム化したい。その想いを急ぐために5社の製品を比較検討し、見積を精査したうえで、当社の実情に合致すると判断して決めました」と［ExchangeUSE］導入の経緯を話す。
なかでも一番の決め手となったのは、稟議書のフォームが自由に作成できる「フリースタイルデザイナー」という画面設計ツールだ。「今まで使っていた紙の書式イメージをそのままに、稟議書フォームが容易にできました。ITの知識やスキルに不安のある社員も、今までの紙と画面が同じという安心感から極力、導入の混乱が抑えられると思いました」（東氏）
東 耀子 氏
経理財務部
[解決と効果] 意思決定のスピードが一気に加速。さまざまなフローを自社で設定。
安価よりも、コスト・パフォーマンス。誠実な対応や細かなフォローの充実も重要。
2018年8月、［ExchangeUSE］を選定、業務内容や運用イメージを富士電機に提示し、細部にわたる実現方法やスケジュール等きめ細かく決定しプロジェクトを進めた。2019年1月、まずは稟議書の運用をスタートさせた。「もっと安価な候補もありましたが、こういうシステムは買って終わりでは長く使えません。今までやっていたことが無理なくシステム化できるよう、担当営業やＳＥの方々の対応やフォローも重視しました」と、石塚氏も、導入に率先して取り組んだ東氏も、異口同音に語る。
稟議書から旅費・経費精算へ。
段階的な導入で混乱なき移行を可能に。
2018年12月、テレビ会議で各カンパニーにマニュアルを解説、一緒に画面操作する教育・研修を15回ほど行い、2019年1月に運用は順調にスタートした。「2ヶ月間は問い合わせの電話が殺到しましたが、ほとんど操作に関する件で、その後はすっかり鎮静化しました」と東氏。今度は旅費・経費精算と次のステップを想定し、そのとおり、2019年10月から動き出した。「稟議書で慣れたせいか驚くほどスムーズでした。段階的に導入して正解でしたね。［ExchangeUSE］は誰でも簡単に使える実感も深めました」と続けた。
旅費・経費精算の運用は、カンパニー本社・東京本社の経理担当者に多大な恩恵をもたらした。経理財務部の髙橋茉由氏は「以前は各拠点にて精算業務・仕訳業務をしていましたが、システム化により今は東京本社で全社員分の処理を一括しています。また、カンパニーの経理業務を軽減しただけでなく、東京本社経理の事務効率化にも役立っています。もう紙には絶対戻れません（笑）」と明かす。
髙橋 茉由 氏
経理財務部
ワークフローに適した各種申請を［ExchangeUSE］に載せていく。
稟議書と旅費・経費精算に加え、各種申請のワークフロー化も少しずつ増やしている。例えば、新規お取引先顧客のリサーチ・チェック、代表印や社印を必要とする書類の捺印簿などがある。
担当したのは総務部の今西一成氏。「どちらもワークフロー化に適していました。今まで紙でやりとりしていた業務を順次、［ExchangeUSE］に載せます」。今西氏はまた、新たなシステムのマニュアルを作成、教育・研修にも携わる。「ワークフロー化したい業務を自分たちで構築・設定できる、それも他社にない［ExchangeUSE］の魅力」と言う。
今西 一成 氏
総務部
[今後の展望] さまざまなワークフローを連動。オール・ワンストップを理想に。
［ExchangeUSE］活用のメリットを拡充。勤怠管理ワークフローを視野に入れた次のステージへ。
［ExchangeUSE］の活用により、「まず意思決定のスピードが一気に加速しました。迅速化と効率化で違うことに時間が使えるようになり、生産性も向上しました。また、抜け漏れなくチェックできるのでガバナンスの強化にもつながっています」。石塚氏は導入の成果を端的にそう評す。今西氏は「閲覧公開しているので全社で情報の共有ができます。データの再利用機能もあり、手間が省けて便利です」と［ExchangeUSE］の利便性を強調した。
牽引者の東氏は「すっかり慣れて当たり前になり、当初の感動やありがたみが薄れている気もします(笑)」と現状を語りながら、さらなる進化に想いを馳せる。
| 社名 |  アストモスリテイリング株式会社 |
|---|---|
| 所在地 | 千代田区丸の内1-7-12 サピアタワー24階 |
| 設立 | 2016年1月1日 |
| 資本金 | 3億円 |
| 事業内容 | エネルギー事業：新エネルギー・くらしサポート・リフォーム・システムサポート |
| 従業員数 | 737名（2019年4月1日現在） |
| 会社URL | https://www.astomos-retailing.com/ |
