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[背景と課題]
紙ベースのワークフローが決裁のスピード化を阻害
在宅勤務が増える中でシステム化が喫緊の課題に
手書きによる申請が決裁の遅れを招き、フローの可視化も困難に
従来のジーテクトの本社業務では、紙による申請や承認の手続きがさまざまな形で残っておりました。同社の工場は埼玉・滋賀・群馬・栃木と全国各地に展開していることもあり、紙の書類の郵送にはどうしても時間がかかってしまいます。承認者が出張の際には確認できないなど手続きが滞るだけでなく、現場から進捗について問い合わせがあっても事務局側ではどこまで承認が進んでいるのかすぐに回答することが困難でした。さらに、紙の書類は保管スペースが必要なこともコスト面での負担となっていました。
起案から決裁の時間短縮と、フローの可視化や予算管理も行いたい
こうした問題に拍車をかけたのが、2020年春からの新型コロナウイルスの感染拡大です。
ジーテクトにおいても多くの企業と同様に在宅勤務の導入が急務となり、その前提としてペーパーレス化を一気に加速させる必要が生じました。今回の導入プロジェクトを主導した経理課課長の高本正彦氏は「感染拡大が続く中で、本社への出社は最低限の人数に抑えられましたが、工場から郵送で稟議書が届くだけでなく、印鑑の押印業務や支払承認業務もあり、高い頻度で出社しており、これを解決する必要がありました。また、多くの従業員が在宅勤務を行う中で業務を回すには、ワークフローシステムが必須であり、導入を急ぐ必要がありました」と当時を振り返ります。
導入を検討する際に重視したのが決裁のスピード化です。外出中や在宅勤務時にも社内ネットワークにアクセスすることで承認が可能になれば、起案から決裁までの期間を大きく短縮でき、システム上でフローの可視化も可能になります。また、経営層からの要望もあり、ワークフローの中で予算管理を可視化し、決裁の際に期初予算と比較できるような機能も組み込みたいと考えました。
[解決と効果] 予算管理の機能が組み込まれたワークフローを低コストかつ短期間で構築
各機能が部品化されているため拡張性が高く、要望通りのカスタマイズが可能に
導入にあたり、使いやすさやメンテナンスのやりやすさを基準に製品を比較・検討。結果、富士電機の「ExchangeUSE」の導入を決めました。
当初は、すでに総務課において他社の勤怠管理システムの導入プロジェクトが先行していたことから、そのシステムを利用することも検討しました。しかし、予算管理を行うには改修が必要なため、早期導入に難色を示されてしまいました。一方、「ExchangeUSE」はカスタマイズの実績が豊富で、機能の部品化も進んでいたため、低コスト・短期間での対応が可能でした。また、相談に際して、親身に対応してもらえたことも高評価につながり、「ExchangeUSE」を採用することにしました。
構築に際しては、現状のワークフローを洗い出したり、新たなワークフローの要件を事前にまとめておいたりなど、万全の準備が行われていたこともあり、カスタマイズにも関わらず半年程度で構築でき、2021年3月から運用が始まりました。「システムの導入は慣れない作業でしたが、社内規定の改訂には法務課のメンバーに、インフラや情報セキュリティについては情報システム課のメンバーに入ってもらい、短期間で構築することができました。もちろん、富士電機の手厚いサポートセンターにもさまざまな形でずいぶん助けてもらいました」（高本氏）。
起案から決裁までの期間を3分の1に短縮し、事務局の負担も大きく軽減
こうしてジーテクトでは、全従業員を対象に「ExchangeUSE」の運用を開始。システム上で稟議の処理をすべて行えるようになりました。これにより、今まで約2週間を要していた起案から決裁の期間が5日以内に短縮されるとともに、ワークフロー上ですべてのやり取りが完結。添付資料などを確認する場合も、わざわざ事務局に問い合わせることなくシステム上のキャビネットを開くだけで済むようになりました。また、事務局にとっても、手入力による稟議台帳の管理などの作業がなくなり、現場からの問い合わせも減るなど、負担が大きく軽減されました。
[今後の展望] 利用者の要望を反映した使いやすいシステムへ。富士電機の手厚いサポートにも期待
さらなる使い勝手の向上や、適用範囲の拡大を目指す
今後ジーテクトでは、年に1回の組織改編や従業員の昇進・昇格により承認ルートが変更になることを考慮し、これに合わせてワークフローの見直しを図っていく方針です。 また、「ExchangeUSE」の運用が定着していくにつれ、利用者からは「本部長のコメントをもう少し入れたい」「稟議だけでなく、輸出入関係の出荷の申請といった用途に使えないか」などの声も上がってくるようになりました。「将来的にはこうした要望にも応えていきたいと思っています。また、ワークフローシステムの運用が属人化しないよう、若手の担当者を育てていかなければなりません。その点でも、今後の富士電機のサポートに期待しています」（高本氏）。
高本 正彦 氏
株式会社ジーテクト
事業管理本部 財務部 経理課
課長
| 社名 |  株式会社ジーテクト |
|---|---|
| 所在地 | 埼玉県さいたま市大宮区桜木町1-11-20 大宮JPビルディング18F |
| 設立 | 1947年（昭和22年）4月1日 |
| 資本金 | 4,656,227,715円 |
| 事業内容 | 自動車車体部品、トランスミッション部品、金型・溶接設備販売 |
| 従業員数 | 8,122人（国内：1,151人）（2022年3月31日現在） |
| 会社URL | https://www.g-tekt.jp/ |
