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MyOFFICEからExchangeUSEへのリプレイスでそれまでの
機能を継承しつつ、より強化された連携と機能で、
業務の簡便化を実現。
毎日行われる旅費精算申請の処理業務の負担を軽減する目的で、富士通のワークフローパッケージ「MyOFFICE」と統合ERPパッケージ「GLOVIA-C」を導入されていたオリオン機械様。導入から年数が経過したこともあり、リプレイスを検討されることに。
その際、重視されたのは「MyOFFICEに慣れ親しんだ社員が使いやすいこと」「機能や連携がさらに強化されていること」でした。より柔軟に、そして簡単に操作やカスタマイズができるExchangeUSEは、オリオン機械様の期待を上回り、満足を提供しています。
導入のポイント
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MyOFFICEの機能を継承しつつ、さらに充実した機能を搭載
リプレイス後も、従来通りの操作方法で入力や帳票の印刷が可能。また拡張された機能でより使いやすさを強化。
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より強化されたGLOVIAとの連携機能
伝票の追加やマスタ管理が容易になり、GLOVIAの債権債務システムとの連携も可能となることで、強力に社内業務をサポート。
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最新のサーバ・OSへの対応と機能拡張性
老朽化が進んだサーバ・OSを最新の製品に刷新。今後の機能・使用用途の発展への可能性も拡張された。
ワークフローの導入により業務軽減とペーパーレス化を実現
GLOVIAとMyOFFICEの導入は、2003年。オリオン機械様にとって、初めてのワークフローの採用でした。主たる目的は、経費精算処理業務の簡便化とそれに伴うペーパーレス化の促進。「仕訳業務の中でも、大きな負担だったのが旅費精算。出張経費を毎日、紙ベースで現金精算していました。
社員数は約600人。その処理は、経理の業務を圧迫していたのです」と当時は経理を担当されていた三井氏。そこで富士通に相談し、GLOVIAの導入を決定。「MyOFFICEも同時に導入しました。入力が簡単で、保守費用や導入費なども予算に適っていた」と三井氏。導入の結果、旅費精算はシステム上で申請可能になり、仕訳連携後はデータが銀行に送信され、翌朝には振込まれるようになりました。
業務軽減とペーパーレス化はもちろん、社内キャッシュレス化も実現できたのです。「パソコン入力で使いやすい」「業務が楽になった」という声も多く寄せられました。その後の運用については「導入時には、慣れないプログラム言語なので一部帳票を作成してもらい、それを参考に必要な帳票を作ったり、修正を行う場合にもプログラムを解読しながらで大変でしたね。
また、MyOFFICEと2008年にバージョンアップしたGLOVIAでは仕訳の連携が別のプログラム経由で行っていました。当社は組織変更が多く、マスタの変更やそれによって不具合が生じた際には、チェックを行う部分が多いのは課題でした」と新井氏。運用上の課題を解決するためにバージョンアップを行い、オリオン機械様社内でカスタマイズもされていたとのことです。
従来の特長を継承しつつより強化された機能が業務をサポート
2010年にExchangeUSEへリプレイスし、サーバとOSも刷新。「2年間、他社製品も含め検討を行いました」
という新井氏は「社員が使い慣れている点は大きな決定材料になりました。また、より便利になり、連携も強化されていた。例えば前述の、間に挟んでいたプログラムなどは必要なくなり、運用・保守がしやすくなっていた」と経緯を話してくださいました。「旅費経費系の伝票が充実し、中でも海外出張費の精算伝票が新たにできたり、新幹線の回数券の仕訳処理が可能になったというのは、当社の経理業務にとってプラスでした。申請する社員にとっても、旅費精算伝票で同時に経費精算ができるなど、作業の簡便化が実現していて好評です。以前はできなかった、仮払い精算時のマイナス処理も加わり、経理業務の流れを妨げることも少なくなっています。ExchangeUSEとGLOVIAの連携が強くなったことで、これほど便利になるのかと感心しています」と三井氏。
「帳票の追加などがプログラムなしでもできるのは、大変便利ですね。同様にマスタの管理が容易になったのは、組織変更の多い当社にとっては非常に嬉しい。多くのグループで閲覧され、承認が必要となるような帳票でも、権限を指定すれば途中編集が可能であったり、処理の依頼や経過を知らせるメールを飛ばせたりする。これにより、スムーズに業務が進むようになっていると感じています」と北村氏。経費精算だけでなく、様々な帳票も作成され、より一層のペーパーレス化が進んだと笑顔で話してくださいました。
機能の進化によって描ける未来の「オリオン機械」の姿
「先ほども話しましたが、マスタの管理が容易になり、承認ルートの機能が大幅にアップした。さらにプログラムレスでできる作業も非常に多くなりました。アイデア次第で、社内の申請・手続き業務を全てシステム上で行える可能性をExchangeUSEは持っていると感じています。完全ペーパーレスが一つの目標ですね」と北村氏。 新井氏は「疑問やトラブルの際のサポート体制が非常にしっかりしているのはありがたい。午前中にした質問が、たいてい午後には解決している。社の基幹システムにとって、このスピードは命とも言えます。助けられてます」と話してくださいました。「ExchangeUSEへのリプレイスは、MyOFFICEに感じていた課題を解決してくれるだけでなく、社内業務の効率化をアップしてくれました。検討は重ねましたが、この決定で良かったと感じています」と三井氏。ExchangeUSEは今後もカスタマイズされながら、業務をより円滑に推進していくことなるだろうと、笑顔で話してくださいました。
