CASE STUDY複雑化していた人事・経理の申請フローを
「ExchangeUSE」導入でシンプル化。

半期ごとに6000枚の紙を集める…紙ベースでの人事考課は限界

産経新聞社では半期ごとの人事考課に際し、Excelで作成したフォーマットを配布、各社員が入力したものを印刷し、紙で収集していました。
目標設定・振り返り・評価の3シートがあるため、人事部では半期ごとに合計6000枚を管理しなければなりません。保管場所も問題になるうえ、細かな内容はデータ化できておらず、過去のデータを探せない・分析できないという状況でした。
また、その他の業務の申請も紙ベースだったことに加え、手当や制度が複雑化していたことも課題として挙がっていました。
東京本社と大阪本社に個別にあった給与計算など一部の業務を東京に集約していく改革の流れもあり、これを機に人事考課だけでなく、これまで紙で運用していた各種申請のワークフロー化を決め、将来的に経費精算への展開も視野に入れた製品選定を進めることになりました。

人事考課の“紙”を全廃し、評価の集計や分析に注力できるように

先行して検討を開始した人事部門領域のワークフロー検討時、取引のあるシステム業者から提案された製品が「ExchangeUSE」でした。「経費精算への対応」という条件もクリアしているほか、フローごとに細かな表示制御が大きなポイントとなりました。
例えば人事考課で必要な「上長の評価を、該当社員には見せない」といったマスキングの設定を柔軟に行うことができます。コストパフォーマンスも優れていたことから、スムーズに導入が決まりました。
「ExchangeUSE」導入により人事考課がワークフロー化され、紙を全廃。直接給与システムにデータが連携されるため、これまで行っていた評価データのデータ入力（外部業者に依頼）・読み合わせが不要になり、コストや手間を大幅に削減できました。 すべての内容がデータ化されることで、過去の評価や各社員の働き・目標設定を振り返ることも容易に。評価の集計や分析など人事部本来の業務に集中できるようになりました。

書類の印刷・配布、金額の読み合わせチェックが不要になり、担当者の負担が激減

人事での導入に続いて、経費精算にも「ExchangeUSE」を展開しました。経費精算の情報が各社員のPCに直接届くため、毎回紙を印刷・配布する手間がなくなりました。
さらに、ワークフロー化を機に承認フローを見直し、上長2名の承認で決裁できるよう大幅な改善を行いました。
フローを格段にシンプル化できたうえ、経費精算も「誰かに言われてやる」のではなく自発的に起票しなければならないという意識が徐々に社内に根付いてきました。
これまで引き落とし金額に間違いがないよう厳格な読み合わせを行っていましたが、「ExchangeUSE」でデータが連携されたことから、このチェックが不要になりました。
また、誤ってコーポレートカードを利用してしまった場合についてもワークフローで修正起票できるなど実際の運用に沿ったフロー構築を実現しました。
証票はこれまで通り紙で回収しており、紙をなくすことはできていませんが、経理部門の負担軽減につながっています。