ファイルサーバ＋文書管理システムで生じる分散化の課題を「Box」で解決

企業にとって増え続ける文書の管理は今も昔も重要課題だ。最近では、DXに向けたデータ活用の観点から、文書の電子化が加速しているが、問題となるのは文書データをどこに保存して管理するかだ。多くの文書は作成された後、社内外と共有して活用され、役目を終え（参照されなくなり）廃棄、というライフサイクルを辿るが、その間、適切な場所で適切に保管・管理する必要がある。本コラムでは、文書の電子化に取り組む中小規模の企業を念頭に、セキュリティを担保しつつ効率よく文書管理する方法を紹介する。

Box 文書管理

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中小規模の企業で一般的なファイルサーバの課題

ペーパーレスによる業務効率化やDXに向けたデータ活用を目指し、多くの企業が文書の電子化を進めている。こうしたなか、紙で保管・管理する必要があった文書の電子化が可能になったこともあり、文書ファイルの種類やデータ量が急増。その保管・管理が大きな負担となっている。

これまで中小規模の企業では、文書ファイルの保存場所としてオンプレミスのファイルサーバが用いられるケースが多かった。部門ごとに作成したフォルダに文書ファイルを格納し、ほかの社員が閲覧できるようにすることで、文書を共有・活用している企業はいまだに多いと思われる。しかし、NASなどによるオンプレミスのファイルサーバでは、版管理できずどれが最新版（完成版）かわからない、検索性が低い、ルールの徹底が難しい、うっかり上書き・削除のリスクがある、アクセス制限などセキュリティ対策が難しい、といった課題がある。特に検索性については、ファイル名や更新日時、ファイルサイズなど限られた情報でしか検索できず、お目当ての文書を探し出すのが難しい。ヒット率を改善するために、ファイル名に作成者やその他情報を追記するなどルールを決めても徹底は難しくあまり効果は期待できない。廃棄も人任せのため、本来廃棄されるべき文書が溜まりさらにヒット率が低下することに。会社組織に対応したフォルダ階層によりサイロ化しがちで、きめ細かなアクセス制限が難しくガバナンスを効かせにくいといった点も問題だ。

文書管理システム導入で進むファイル分散化

前段のファイルサーバの課題を解決するものとして登場したのが文書管理システムだ。版管理が可能で最新版（完成版）がすぐにわかるほか、文書に関する属性情報（メタタグ）を付与することで、フォルダ階層を意識することなく文書ファイルを登録でき、多観点で検索したり並べ替えたりしてお目当ての文書を効率よく探し出せる。所属部門や役職に応じアクセス権（閲覧・編集・印刷など）を設定でき、ガバナンス強化につながる。属性情報として保存期間を設定すれば、廃棄を人任せにせず、参照履歴も加味するなどしてルールに則って行うことができ、データ容量の肥大化を抑制する。

しかし、文書管理システムにも問題がないわけではない。多観点での検索性は、あくまで属性情報がきちんと登録されてはじめて実現するもので、現場ユーザには新たな工数負担が発生する。実際、今まさに進行している業務で使用する文書の場合、さしあたって限られた関係者が自由に利活用できればよく、ファイルサーバ上に該当業務のフォルダを作成し共有する方が手軽で簡単だ。このため、文書管理システムを導入する場合も、ファイルサーバを廃止するのではなく、ファイルサーバは進行中の業務で利用し続け、業務が一段落した段階で最新版（完成版）を文書管理システムに登録する、といった形で運用する企業が多い。頻繁に利活用されるアクティブな段階ではファイルサーバで、利活用がひと段落した文書の最新版（完成版）や、長期保存が義務づけられている文書などは文書管理システムで、と使い分けるアプローチだ。それでも、一定の段階になったら最新版（完成版）を文書管理システムに登録して、ファイルサーバから関連文書を削除するというルールの徹底もなかなか難しい。文書のライフサイクルを通して一元的に管理でき、検索や共有など利活用しやすい文書管理の仕組みが必要とされている。

文書ファイルを集約してライフサイクル管理を実現するBox

前段のニーズに応える文書管理の仕組みとしてお勧めなのが、クラウドストレージのスタンダードとなっている「Box」だ。まず、検索性についてだが、Boxは全文検索（冒頭から1万バイトまで）に対応しており、検索バーにキーワードを入力するWeb検索同様の操作で候補のファイルやフォルダが一覧表示され、種類・変更日・更新者などで絞り込み文書を効率的に探し出せる。アクセス制御についてもユーザごとに7種類のアクセス権限を設定でき、ガバナンスが効いた状態で、社内外とのコラボレーションが可能になる。特筆すべきはメジャーなサービスとしては唯一、容量無制限のストレージが提供される点だ。容量の逼迫やコスト肥大化を気にすることなく、共有しながら文書を作成～完成した文書を利活用～一定期間保管の後廃棄、という文書のライフサイクル全体をBox内で完結できる。さらに、文書ファイルを添付してメールすることなく、Box内の文書ファイルを社内外とセキュアに共有できる共有リンクにより、文書ファイルがあちこちに分散するのを防ぎ、一元管理を実現する。本コラムでは文書管理にフォーカスしているが、Boxについては画像や音声などを含めすべてのコンテンツを一元管理する“コンテンツクラウド”を謳っていることを付け加えておきたい。

Box＋ExchangeUSEで独自のワークフローにも対応

企業内のあらゆるコンテンツを集約して一元管理、セキュアに＆効率的に利活用を進めるためのプラットフォームを目指しているBox。文書を作成する過程の承認ワークフローもカバーするべく、ワークフロー機能「Box Relay」を提供している。しかし、実際には特別かつ複雑なルール・ルートのワークフローなど、Box Relayでは対応できないケースが出てくる。このようなケースでお勧めなのが、「ExchangeUSE Box連携ソリューション」だ。カスタマイズ性の高いワークフローパッケージ「ExchangeUSE」が企業や部門特有の細かなワークフローニーズにも対応。決裁書の起票と回付、承認履歴管理をExchangeUSEが司り、回付の際にBox内で管理される添付資料の共有リンクをつけることで、Boxにできるだけ文書を集約しながらきめ細かな承認ワークフローを実現する。