ファイル共有だけじゃ、もったいない！ ワークフロー連携でBox活用を極める

Boxのコンテンツ管理プラットフォームとしての価値を、存分に引き出すべき

第三者評価機関において軒並みトップランクやリーダーに位置づけられ、グローバルでの導入企業数は10万社を優に超える「Box」。国内では、コロナ禍でテレワーク導入に踏み切った企業を中心に導入が進み、2019年6月の4800社から2021年7月時点で約1万社へとほぼ倍増しているが、ファイルサーバをクラウドに移行した程度の活用にとどまる企業が少なくないと思われる。しかし、ファイルサーバ機能は、下図で示すようなBoxの豊富な機能・サービスのほんの一部に過ぎない。せっかく、容量無制限のコンテンツ管理プラットフォームを手に入れたのだから、その機能やサービスを存分に使いこなし、自社のDX推進につなげていくべきだ。

ワークフロー連携で、Boxの高度な活用を進める

では、どのようにしてBoxの活用を進めればいいのか。このテーマに対するアプローチの１つとして“ワークフロー連携”を提案するのが、「ExchangeUSE」を提供する富士電機株式会社だ。同社がその理由・背景として挙げるのが、日本ならではの企業文化である複雑な承認ワークフローの存在だ。多くの企業がワークフロー専用ツール（システム）を導入して、個社ニーズに対応した複雑な承認ワークフローの仕組みを構築しているが、その結果、申請書や添付資料などの文書がワークフローシステムに保管され、せっかくBoxを導入しても一元化に至らないケースが多い。ワークフローとBoxを連携し、申請書や添付資料など一連のファイルをBoxに一元化して管理すれば、ワークフローシステムのディスク容量逼迫のリスクを低減し、ファイルの散在によるセキュリティリスクも低減できる。

複雑なワークフローへの対応や検索性など「Box Relay」の課題

Boxが標準提供するワークフロー自動化アプリケーション「Box Relay」を使えばいい…という声がBoxのパワーユーザから聞こえてきそうだが、事はそんなに簡単ではない。Box Relayは、条件分岐や並行承認、差し戻しなどの複雑な承認ワークフローには対応できない。全社統制のため、部門を超えて、しかるべき管理部門の承認を得る本格的なワークフローというより、あくまで部門やプロジェクトなど、現場レベルでエンドユーザが簡単なワークフローを作成・利用するための簡易的なものだ。なので、既存のワークフローをBox Relayで代替できるかというと、多くの場合、難しいということになる。さらに、現場のユーザビリティ面でも問題がある。Boxでは、全文検索機能が提供されるが、一元化によって検索対象が膨大になってくると、検索結果が大量に表示され、お目当てのコンテンツを探し出すのがどんどん難しくなる。この問題の解決策として、各コンテンツにメタデータやタグを追加する方法が一般的だが、これらはフリー入力で登録できるため、全角・半角、英語とカタカナなど、人によってバラバラになってしまい、検索性向上の効果は限定的になってしまう。この点は、あらゆるコンテンツを一元化して管理しようとするBoxならではの課題と言える。

既存ワークフロー / Boxの連携ソリューションで“いいとこどり”を目指す

複雑な承認ワークフローを維持したいが、現状の申請書や添付資料などのデータがあちこちに散在する状態はセキュリティの観点からも望ましくない。できれば、Boxに一元化して単一ポリシーにもとづいてセキュアに管理したい。こうしたニーズをもつ企業に向けて、現在、富士電機が開発しているのが、同社のワークフロー「ExchangeUSE」とBoxの連携ソリューションだ。同ソリューションでは下記のような特長によって、ExchangeUSEワークフローで承認された文書をBoxに自動格納し、全社統制と一元化によるセキュリティ強化の実現を目指している。

①共有リンクでディスク費消とセキュリティリスクを低減

Box導入後、作成したコンテンツすべてをBoxに一元化するとなると、ワークフロー申請に向けて、添付資料をBoxからローカルにダウンロードして、既存ワークフローで申請する流れとなる。いちいちファイル（コンテンツ）のダウンロード・アップロードを繰り返すことになり、ユーザにとって面倒なだけでなく、ネットワーク負荷もかかる。また、同じファイル（コンテンツ）がローカル・既存ワークフロー・Boxの3個所に散在し、無駄にディスクリソースを費消してしまうだけでなく、情報漏えいなどのセキュリティリスクも高くなる。同連携ソリューションでは、Boxの共有リンク機能を利用することで、Boxに格納されたファイル（コンテンツ）のリンクを共有する形で、上記の諸課題をクリアできる。

②メタデータやタグのマスタ化＆リスト表示で検索性が向上

同連携ソリューションでは現在、元来フリーワード入力が可能なメタデータやタグについて、ExchangeUSEワークフロー上でマスタから設定登録する機能拡張（プルダウンメニューに表示される、登録されたマスタから選んで登録する）を開発中で、人によるばらつきの排除と検索性の向上（欲しいコンテンツを素早く確実に探し出せる）が期待される。

改正電子帳簿保存法の対応にも有効

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法では、物品購入などの経費精算や出張など旅費交通費精算の証憑類（請求書や領収書など）を電子化して保存することで、ペーパーレス化が可能になる。同連携ソリューションでは、電子化した証憑類をBoxで一元管理することで、既存ワークフローシステムのディスク費消を容量無制限のBoxにオフロードすることが可能に。社員が数千人を超えるような企業では証憑類の量も膨大になるため、改正電子帳簿保存法の対応を進める上で大きなメリットにつながる。

導入したBoxをもっと使いこなしてDXを推進したいという企業は、近日リリース予定のBox連携ソリューションで、ワークフロー連携からはじめてみてはいかがだろうか。