ワークフローの「カスタマイズ可能」は、どこまでできる？ 対応範囲は製品によって大きく違う

「カスタマイズ」の定義は、ワークフロー製品によって異なる

ワークフローには様々な製品がありますが、大別して、カスタマイズできる製品とできない製品に分けられます。例えば、経費精算など特定業務専用のワークフローは、そもそもカスタマイズできないものがほとんど。こういった業務はどの企業でもフローが似ているため、カスタマイズが必要になることもほとんどないからです。

一方で、様々な業務に展開するワークフローではカスタマイズ可能と謳う製品も少なくありません。ですが、「カスタマイズ」の定義は、製品やサービスによって大きく異なります。なかには、単なる画面の項目の追加・削除を「カスタマイズ」と定義しているものも。これでは「自社業務に合わせるためのカスタマイズ」を実現できないケースも多いでしょう。このような製品と一線を画すのが「ExchangeUSE XG」です。SI型クラウドワークフローとして「業務に合わせる」ことをコンセプトに、様々な処理をワークフローにつくり込むことが可能です。画面の項目追加などではなく、チェック処理や他システムの情報照会なども独自に開発し、アドオンできることが特長です。

ユースケースで見る、ExchangeUSE XGの「カスタマイズ」

「ExchangeUSE XG」のカスタマイズは、画面の項目の追加や削除、承認ルートなど、ワークフロー内で完結するものにとどまらず、ほかのシステムとの連携まで対応できることが特長です。これにより、具体的にどんなカスタマイズができるのか、ユースケースで紹介しましょう。

●ユースケース1：基幹システムの予算情報を照会

まず紹介するのは、他システムとの連携が必要なケースです。例えば稟議を申請する際には、事前に予算内におさまっているか確認する必要があります。そうなると、基幹システムと連携できないワークフローでは、申請者が基幹システムで管理されている予算情報をチェックしてから、ワークフローで稟議を申請する、といった流れのシステムを構築することになります。

「ExchangeUSE XG」のカスタマイズならば、基幹システムとの連携も可能ですから、稟議のワークフローに基幹システムへの情報照会を組み込むことで、ワークフロー内で予算チェックまで完結できます。

●ユースケース2：申請者が、申請ごとに承認ルートを指定

続いては、承認のフロー（流れ）をカスタマイズするケース。同じ申請であっても、プロジェクトや扱う製品によって申請が異なるなど「申請内容によって承認ルートを変えたい」という要望にも、「ExchangeUSE XG」なら対応できます。例えば、申請者が、申請書を作成する段階で承認してもらう部署を記載、この部署を読み取り、該当部署内の適切な人にフローを回す、といった仕組みを「ExchangeUSE XG」で実現できるのです。

一般的なワークフロー製品で対応するとなると、承認先の部署ごとにフローを用意しなければならないなど、かなり複雑に。これでは現場が混乱しますし、操作性・利便性の観点からも問題があります。承認ルートの設定をここまで柔軟にカスタマイズできることで、シンプルで使いやすいワークフローが可能になるのです。

UIだけではなくUXを追求し、業務の利便性を実現する

ワークフローのカスタマイズというと、画面の項目などの“ユーザインターフェース”にあたる部分の検討までで終わらせてしまうことも少なくありません。しかし、本当に使いやすいワークフローを実現するには、画面などのユーザインターフェースだけでなく、ユーザの手間をどう減らすかなど、“ユーザエクスペリエンス”までしっかり考慮することが重要です。今回紹介したユースケースのように、これまで手作業でおこなっていた別システムとの連携やチェックをワークフロー内で完結できれば、ユーザエクスペリエンスの大きな改善につながります。

ワークフローをカスタマイズする際は、まずユーザの業務について、「どうすれば手間を減らせるのか」「よりシンプルなフローにするにはどうすればよいのか」の検討から始めることをおすすめします。これらを実現するためにも、他システムとの連携や、承認ルートまでも柔軟にカスタマイズできる「ExchangeUSE XG」のカスタマイズ性の高さは、有効と言えるでしょう。