ワークフロー・プロジェクトは、なぜ失敗するのか

ワークフロー・プロジェクトでありがち！5つの失敗パターン

【パターン①】現行システム同様のUIを追求するあまり、プロジェクトが進まない

初期の設計フェーズで、細かな画面UIにばかりこだわる（現行システムのUIをなんとか踏襲しようとするケースが多い）パターン。「どんな業務を」「どのような形で実現したいのか」という“本質”の議論をおろそかにしてしまっては、業務改善は期待できません。

【パターン②】ズルズルと改修～レビューを繰り返した結果、納期が間に合わない

近年ワークフロー・プロジェクトにおいてもアジャイル型がトレンドになっていますが、際限なくレビューしては、改修する…という“沼”にハマって、結果的にOT（運用テスト）の時間がなくなってしまった！といったケースも少なくないようです。

【パターン③】プロジェクト終盤のOT（運用テスト）で大きな手戻りが発生

ワークフローの多くが「画面を自由に＆簡単に作れる！」と謳っていることを、都合よく解釈して、“何か不都合がでてきたらサクッと変えればいい”と軽く考え、終盤のOT（運用テスト）段階で大きな手戻りが発生してしまうパターンです。

【パターン④】アレもコレもとカスタマイズを依頼して、結局使いづらいシステムに

設計段階でアレもコレもと欲張ってベンダにカスタマイズを依頼したものの、実際にできあがって使ってみたら、“この機能は、なくてもよかったね”というパターン。最悪の場合、カスタマイズしたページや機能が、後々の運用変化で“邪魔になってしまう”ことも…。

【パターン⑤】すべての紙の電子化を、一気にやろうとして消化不良に

業務プロセス全体で利用している大量の紙の帳票を、一気に電子化しようとして、消化不良をおこしてしまうパターンです。業務見直しで不要になるものや変更したほうが良いものがないか？検討することなく、そのまま電子化してしまうのはムダになりかねません。

ワークフロー・プロジェクトを成功に導くポイント（進め方編）

前段で挙げたような失敗パターンを回避し、ワークフロー・プロジェクトを成功に導くために、気を付けるべきポイントが3つあります。

1.“業務で実現したいことは何か”を最初に明確化、プロジェクト全体を通してブレないようにする

現行業務＝是ということは決してありません。原点に立ち返って業務をどう改善すべきか、それを実現するシステムはどうあるべきか、しっかり“As is / To be”を描いた上でプロジェクトを進めましょう。

2.プロジェクトの進め方をベンダと協議して策定し、それを順守する

手戻り発生でプロジェクトが混乱するのを避けるには、意思決定体制を整えることやスプリントの期間や回数を含め、プロジェクトの進め方を事前にベンダと取り決めしておくことが重要です。

3.業務プロセスの一部分からスモールスタートして、確認しながら徐々に進める

紙の電子化は業務プロセス全体を一気にやろうとせず、やりやすいもの、必要性の高いものでスモールスタートし、徐々に対象を拡大していきましょう。カスタマイズについても、必要なものだけで立ち上げて運用してみて、その結果どうしても必要なものがあれば追加していく。というアプローチが、ムダを生まない秘訣です。

ワークフロー・プロジェクトを成功に導くポイント（ツール選び編）

ワークフロー・プロジェクトでは、ツール選びもまた重要です。最近は、大きな初期投資が不要で導入できるクラウド型のワークフロー製品も登場し、人気を集めていますが、カスタマイズ性ということでは、決められた内容について設定できる程度というのが一般的です。しかも、コンサル的なサービスをともなわず、あくまで“ユーザ側で勝手に作ってください”というスタンスのため、冒頭で挙げた失敗パターンに陥ってしまうリスクもあります。

富士電機ITソリューションのクラウド型ワークフロー「ExchangeUSE XG」なら、そのような心配は無用です。同社のSEがプロジェクトに参画して一緒に構築するスタイルで、個別のカスタマイズ・ニーズにも柔軟に対応。国内で1700社以上の導入実績を誇るワークフローパッケージ「ExchangeUSE」の機能が、フルマネージドサービスとして提供されます。確かなノウハウに基づくSEの提案・開発力は、ワークフロー・プロジェクトで失敗したくない企業にとって、心強い味方と言えそうです。