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MULTIPLE MASTER 複数世代管理

業務に合わせた組織変更・人事異動の適用!

組織マスタを複数持つことができるため、メンテナンス性が高く、業務ごとに都合に合わせたマスタの切替が可能です。

組織マスタを世代別に保持しているので、前期の申請案件は、前期の所属部署での申請や役職者に承認フローをまわすことができます。

旅費経費精算業務と総務諸届の組織マスタの切り替え日は4月1日に旧組織マスタから新組織マスタに切り替え、勤怠管理業務は4月10日に旧組織マスタから新組織マスタに切り替えるといった、業務ごとのマスタの切り替えが可能です。また、組織マスタを世代別に保持しているので、申請書などについては、新組織マスタ切り替え後でも、旧組織の所属部署での役職者にフローを回すことが可能です。

DEPARTMENT ADDRESSING 部門宛先指定

担当する部門を宛先として指定可能!

宛先が部門に指定された申請書は、部門に所属するメンバー全員が確認することができます。

作業の依頼者は個人を意識せずに作業を依頼できます。依頼した申請書は依頼された部門トレイに送られ、部門に所属するメンバー全員が確認することができます。例えば総務部の部門トレイに送られた申請書は総務部全員が確認することができ、担当する作業者が案件を引き取り、作業を進めることができます。

ALERT MANAGEMENT 期日アラート管理

納期延⻑/納期予告も一目でわかる!

申請時に承認の期日を設定することができます。承認者は、承認期限は本日、今週、超過しているなどステータスから優先度を判断できます。

申請書提出時に案件納期/処理希望日を設定可能です。承認者は案件の納期アラーム情報が一覧で表示されるため、一目で把握できます。

WORKFLOW CONNECTOR ワークフローコネクター

フリースタイルワークフローの伝票間データ連携

フリースタイルワークフローでは、作成した申請書間でデータ連携を行うことができます。
たとえば、"購入依頼申請書と購入依頼書"や"パソコン持出申請書と帰社報告書"など、ひとつの申請が承認された後、次に続く申請がある場合、先の申請内容をひきついだ必要な申請書を自動で準備します。
1対1の管理が可能 となるため、連結した申請が必要な業務に活用できます。

例：物品購入の稟議書と、購入依頼を連携させて予算・実績を管理しやすくするワークフロー。稟議書が決裁されたタイミングで購入依頼書を自動起票されます。決裁番号、予算金額を自動転記することで申請管理を簡単にします。予算管理部門や購買部の決裁完了後、さらに続く連携も可能です。その他の例：PC持ち出し申請からの返却申請、見積もり決済からの受注決裁、出張伺いからの出張報告。

AUTOMATIC SLIP ISSUANCE 自動起票

書式間連携による1対N申請業務の実現

ExchangeUSEの書式間連携機能は複数の申請書を繋ぎ合わせることができます。
これにより、申請者が起票した申請内容を元に複数の申請書を展開することができます。
最初に起票～承認された申請書の最終承認時をトリガーに複数申請書に自動展開され、申請者の作成中一覧に格納されます。

申請者が起票した申請内容をもとに自動起票で申請内容は自動転記されるため入力不要です。例えば社員カード申請とID申請両方をした場合、途中で差し戻ししてもID申請の最初に戻るだけで、カード申請のほうは滞りません。最終決裁が完了した承認データは管理DBの中に格納されます。

他システムからのデータを受付フォルダに入れると、自動起票機能により、
あらかじめ登録されてある申請フォームへデータを貼り付け自動的に起票されます。
これにより、既存システムへ簡易的にワークフロー機能を付与することが可能です。

FUNCTIONS 機能一覧

ワークフロー基本機能
申請
  • 申請書の形式は、Webフォームで作成した申請書画面のほか、Excelフォーマットをそのまま利用した起票ができます。
  • 申請書へのファイル添付、提出時のコメント入力、作成途中の一時保存ができます。
  • 提出後の取戻し、再申請、代理者による申請ができます。
  • 申請時に必要な書類の提出漏れを防ぐため、Yes/Noで導き出すオプション機能があります。
承認・決裁
  • 承認（個別・一括）、差戻、内容修正、委任など、承認に必要な機能があります。
  • 修正権限を利用した申請書内へのコメント追記や申請書外の承認履歴にコメントの入力ができます。
  • 必要に応じてファイル添付を付加することができます。
  • 代理者設定による承認や、履歴管理ができます。
メール通知
  • 承認依頼や決裁通知、差戻通知などの通知ができます。
  • 承認期限がセットされた際には督促通知ができます。
期限設定
  • 申請時に、承認を希望する期限をセットすることができます。
印刷
  • 申請書をPDF形式で出力することができます。
進捗・実績管理
  • 過去の実績管理や、現在申請中の案件を、一覧で表示・検索することができます。
  • 権限に応じて、組織内の申請情報を検索する機能があります。
申請書
申請フォーム作成
  • 申請書画面は、Webフォーム作成ツールで作成できます。また、Excelから変換することもできます。
  • 基本的にマウス操作でローコード開発ができます。
  • 高度な対応として、内容により自動判断等を行うイベントの定義やJavascriptなどを組み合わせた申請書も作成できます。
Excel提出
  • Excel形式の申請書をワークフロー化することができます。
  • ブックそのものを申請書として利用できます。添付してワークフローを行うだけではなく、Excel内の情報を読み取り、必要項目を画面に表示することもできます。
印影・日付
  • 申請書画面上に、日付や印影画像を表示することができます。
承認履歴表示
  • 申請書画面上に、承認履歴を表示することができます。
入力支援
  • 申請書画面上に、マスタ参照や、必須チェック、カレンダー機能、検索サブフォームなどを設定することができます。
組織・ルート
ユーザー・組織管理
  • ユーザの基本情報のほか、役割やメモなどをマスタとして保持できます。
  • 兼務設定や異動を管理画面上で定義できます。
  • 組織はツリー構造で管理できます。マスタ取込機能もあります。
  • 組織マスタを複数持つことができるため、メンテナンス性が高く、業務ごとの都合に合わせたマスタの切替ができます。さらに、組織マスタは世代別に保持しているため、前期の申請案件は、前期の所属部署で申請できます。また、申請当時の役職者に承認フローを回送できます。
承認ルート管理
  • 承認経路は、ルートを視覚的に確認しながら設定することができます。
  • ルート条件は、入力項目による条件分岐、AND/OR指定などが設定できます。
  • 回送先の設定は、個人指定、グループ指定、役職で指定するほか、部門などの複数で受ける窓口設定（共有トレイ）を設定することができます。
拡張性
  • 申請書は汎用的な申請だけでなく、旅費精算、経費精算、勤怠申請など様々な申請業務を一つのシステムで管理することができます。

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