PROBLEM 課題
「電子帳簿保存法対応オプション」で
紙ベースの課題を解決
毎月の締め日に向けた旅費交通費や経費の精算は、すべてのオフィスワーカーに関係する必須業務です。ですが、紙の申請書に領収書の原本を添付して提出する、旧態依然の仕組みを採用する企業では、各所で様々なムダやムリが発生しがちです。特に、ニューノーマルでのテレワークとは相容れず、紙のデメリットが顕在化しつつあります。
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電子化して業務効率化とペーパーレスを実現したい
帳簿はもちろん、請求書や領収書などの証憑類も含め、とりまとめに時間と工数がかかる紙ベースの業務を電子化して、生産性向上やペーパーレスなどのメリットを実現したい。
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テレワークで精算できるようにしたい
旅費交通費や経費の精算申請のために出社しなければならない…という縛りから解放され、働き方改革で推奨されるテレワークを定着させたい。
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申請時に適格請求書発行事業者の事前チェックをしたい
申請段階で適格請求書・適格簡易請求書（レシート）のチェックを実施することで、経理部門への業務負荷集中を回避し、不備のある請求書差し戻しなどの手間を削減したい。
SOLUTION 解決
ExchangeUSE 旅費交通費・経費精算ソリューションなら…
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電子化により、税務申告/監査対応の大幅な効率化とペーパーレスを実現します。
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スマホで領収書を撮影してそのまま申請できます。テレワーク中でも申請可能に。
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申請ワークフローに登録番号チェック機能を組み込み、起票自動化。
FEATURE 製品概要
ExchangeUSE 旅費交通費・経費精算ソリューションとは
旅費交通費および経費の精算に際し、“ブラウザから申請～ワークフローで承認”を実現する電子決裁システムです。「電子帳簿保存法対応オプション」により、紙の回送を廃し、申請～承認、保管～廃棄、監査対応のライフサイクル全体を電子化。申請者および経理・財務部門の大幅な業務効率化をもたらすと同時に、ペーパーレス化によるテレワーク導入を後押しします。
運用フロー概要（電帳法機能 導入前／導入後）
- 電帳法機能 導入前
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課題1
領収書を台紙へ貼付けたり、紙回送に手間がかかる -
課題2
社内外への問い合わせに紙をさがすため、時間がかかる -
課題3
ファイリング・保管に時間と費用がかかる -
課題4
税務調査・内部監査の紙を探すなどの準備に手間がかかる
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- 電帳法機能 導入後
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効果1
電子で回送することにより、印刷・貼付・紙回送の手間削減 -
効果2
書類検索が容易になり、問合せ工数削減 -
効果3
ファイリング不要になり、保管工数・費用削減 -
効果4
書庫から書類を探す手間及び監査効率化
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運用フロー概要
（電帳法機能 導入前／導入後）
【電帳法機能導入前】
| フロー | 課題 |
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領収書を台紙へ貼付けたり、紙回送に手間がかかる |
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社内外への問い合わせに紙をさがすため、時間がかかる |
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ファイリング・保管に時間と費用がかかる |
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税務調査・内部監査の紙を探すなどの準備に手間がかかる |
【電帳法機能導入後】
| フロー | 効果 |
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タイムスタンプ自動付与 |
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電子で回送することにより、印刷・貼付・紙回送の手間削減 |
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書類検索が容易になり、問合せ工数削減 |
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ファイリング不要になり、保管工数・費用削減 |
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書庫から書類を探す手間及び監査効率化 |
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インボイス制度対応
適格請求書（インボイス）に記載された登録番号の確認を申請業務に組み込み、適格請求書発行事業者に関するデータの入力を自動化します。
インボイス制度対応のシステム連携イメージ
ExchangeUSEの起票画面でTからはじまる13桁の登録番号を入力すると、国税庁データベースとのAPI連携などにより、取得した登録番号マスタを検索。登録があれば、事業者の氏名や名称、所在地などが自動で入力され、伝票提出（申請）へ進みます。
※このサービスは、国税庁適格請求書発行事業者公表システムのWeb-API機能を利用して取得した情報をもとに作成していますが、サービスの内容は国税庁によって保証されたものではございません。
その他の特長
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- JIIMA認証取得済み
- 「電子帳簿保存法対応オプション」は、文書情報マネジメントの普及啓発にあたる第三者機関「JIIMA※」によって、電帳法スキャナ保存ソフトの法的要件を満たす製品として認証されています。
※公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会
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- エキスパートが電帳法対応を支援
- JIIMA主催セミナーの講師をつとめるエキスパートとアドバイザリー契約を結び、コンサルティングなどサポートを提供。ノウハウ豊富なエンジニアとともにお客様の電帳法対応を確実に成功へと導きます。
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- 【旅費交通費精算】
乗換案内ソフトや交通系ICカード連携で入力作業を効率化 - ジョルダン社“乗換案内”を標準バンドル。交通費を検索して結果を明細行ごとに自動転記することができます。また、交通系ICカードの利用データを取り込むオプションもご用意。入力作業の負担を軽減します。
- 【旅費交通費精算】
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- 【経費精算】
経費精算時に予算データを参照させることも可能 - 会計システムがもつ予算データと連携することにより、経費精算実績データと突き合わせ、予算消化状況の確認や超過警告、引き当て、差し戻しなども可能です。予算消化状況を科目別、全社/拠点/部門毎に確認、予実管理ができます。また、予算申請や予算管理に必要な管理帳票の出力などの機能拡張も可能です。
- 【経費精算】
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- 【経費精算】
関連勘定摘要で勘定科目入力を支援 - 科目選択に際し、各科目の用途を分かりやすく説明したり、ゴルフ関連費用の科目（プレー代/入浴料/飲食代など、それぞれ科目が異なる）をまとめて表示するなどの入力支援機能により、科目選択のミスを減らします。
- 【経費精算】
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- 紙ベースの運用も効率化
- 電子帳簿保存法対応の前に、まずは現状の紙ベースの運用を改善・効率化したいというお客様には、証憑添付用紙出力やバーコードによるチェックなどの便利機能を標準提供。申請および管理業務の効率化を支援します。
FAQ よくあるご質問
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- 可能です。
ExchangeUSEのマスタ上に定期区間を登録しておくことにより可能です。
- 可能です。
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- 可能です。
仮払申請を実施すると、自動的に未精算伝票ができあがります。
- 可能です。
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- 可能です。
実際に使用した通貨を邦貨換算し、精算することが可能です。
- 可能です。
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- 可能です。
ジェイアール東日本企画の製品である「transit manager」と連携ができます。
※「transit manager(トランジット・マネージャー)」は株式会社ジェイアール東日本企画の製品です。 詳細は、transit manager公式ホームページ、およびFAQをご確認ください。
- 可能です。
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- 可能です。
各種カード会社様（VISA、Master）と連携可能です。
- 可能です。
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- 可能です。
マスタ登録することにより、役職、距離ごとに異なる精算が可能です。
- 可能です。
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- 可能です。
マスタ登録することにより、役職、距離ごとに異なる精算が可能です。
- 可能です。
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- 可能です。
申請後に自動的に出力できます。
- 可能です。
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- 可能です。
全銀協フォーマットに対応した形式で出力が可能です。
- 可能です。
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- １度提出した伝票をひな形として登録することが可能です。
更に、部門内でひな形を共有することも可能です。
- １度提出した伝票をひな形として登録することが可能です。
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- 可能です。
対応した勘定摘要を選択することで自動的に計算することができます。
- 可能です。
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ワークフローシステムの調査や⽐較検討を効率よく進めることを⽬的とした資料をご用意いたしました。ワークフローのご検討に、ぜひご活用ください！
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FLOW 導入までの流れ
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- 製品デモのご確認
ヒアリング -
お問合せの後、担当者からご連絡差し上げます。次に、実際に製品の操作感や機能などを体験していただくため、デモをご覧いただきます。
経験豊富なスタッフが、お客様のご要望や課題をヒアリングしながら要件を明確にし、お客様の業務にあったシステムをご提案いたします。
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- STEP.3
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- ご契約
- 当社からの提案にご納得いただけましたら、お申込みいただきます。
- Boxのライセンスも併せてご契約可能です。詳細については 富士電機ITソリューションサイトよりご確認ください。
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- STEP.4
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- 製品導入
ご利用開始 - 製品導入後のサポートもおまかせください。サポートメニュー※でワークフロー運用でありがちなトラブルを未然に防ぎます。
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※別途ご契約が必要です
※サポートメニューの詳細についてはお問合せください