重要なのは、稟議書をシステム化した“その先”のシステム連携・データ活⽤

システム連携稟議書電子化システム化

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稟議書をシステム化するメリットとは

組織において、稟議書を起票・承認・決裁するという業務は普遍的に発生します。全体で合意を得るための第一の手段として、会議がありますが、組織には山のように案件が存在し、そのたびに会議を開いていたのでは、個々人が持つ本来の業務が進みません。そこで、比較的重要性の低い案件については、会議のかわりに書類を使い、起案者から順に認否を判断していこうということで生まれたのが稟議書であり、稟議業務です。
しかし、紙で稟議を進めると、いくつかの壁に直面します。まず、最終決裁が下るまでに時間がかかります。その理由は、物理的に順次回覧しなければならず、その回覧スピードもコントロールしにくい点にあります。
承認者である上長が長期出張に出たりすると、そこで文書は完全にストップしてしまいます。また、紙での回覧のため、同時並行で進めたいといった回覧も不可能です。ステータス管理も容易ではありません。申請者が自分の提出した文書が、今、どこにあるか知ろうとすれば、承認ルートをたどって直接上長に尋ねるしかありません。
また、紙で回覧しているかぎり、そこに記述されているデータの有効活用が困難です。加えて、セキュリティリスクも存在します。紙に書かれた内容は、その回覧に携わる誰にも知る機会が生じます。閲覧者を制御できないのです。

ワークフローシステムで稟議をシステム化する

そこでお勧めしたいのが、ワークフローシステムで稟議書および稟議行為をシステム化することです。ワークフローシステムには、組織情報、フォーム作成機能、ルート制御機能などが基本機能として備わっており、稟議書を迅速に起票・承認・決裁することが可能です。起票者は手元にPCさえあれば、作成した稟議書を上長に提出でき、その承認ステータスも容易に把握できます。承認者も、自席にいようが出先であろうが、送られてきた稟議書を開き、すぐに認否を判断できるので、稟議申請から最終決裁までの時間を大きく短縮可能です。複雑な承認ルートの設定、ペーパーレス化、権限に応じたセキュリティ強化なども、システム化するからこそ実現するメリットです。
ただ一つ、注意していただきたいのは、稟議をシステム化したら“それで完了”ではないということです。組織としての本当のアクションは、最終決裁が下りた後から始まります。例えば、1億円の投資稟議が可決されたとしたら、本当に重要なのは、その1億円という予算がその後どのように活用され、どのような結果を生み出したのかが知りたくなります。システム化することの隠れたメリットとして、稟議書上の電子化された文言を、データとして扱えるようになることがあります。即ち、ワークフローシステムを導入する際には、単に稟議行為のみの迅速化だけにフォーカスを置くのではなく、検討の段階で、“その先”を十分に見据え、それを実現してくれる製品・サービスであるか、そうした課題に応えてくれるベンダかといった観点で比較することも重要です。

ワークフロー導入で終わらせず、周辺システムとデータ連携

上記で述べた通り、情報をワークフローシステム内だけに収めていては、稟議事案の業務プロセスがどのように推移し、結果的に成功したのかどうかを追うことができません。
世の中には組織のビジネスオペレーションを、一連の業務プロセスとして可視化・効率化し、全体最適化していく専門のツールも存在します。しかし、大半は高機能であるために、使いこなしが難しいのが実情です。
それよりも、例えば帳票の採番機能を有したワークフローシステムを起点に、その番号をキーに、周辺システムとシステム連携させつつ、ビジネスオペレーション全体を可視化した方が、より安価にシステムを構築でき、PDCAサイクルを可能にします。事例として、ワークフローシステムで最終決裁が下った後のビジネスオペレーションを可視化する業務ポータルを構築した例です（図1）

図1：ワークフローシステムを起点とした業務ポータルの構築

購買プロセス、導入プロセス、検収・支払プロセスといったプロセスのカットで、必要な情報が閲覧できるようになっており、且つ同時に取得予算がその後、どのようにブレークダウンされたのかを一目で把握できます。

システム連携で得られるメリット

システム連携で得られる最大のメリットは、稟議の先の組織活動が可視化され、最適化できることです。「稟議は迅速に決裁が下ったのに、その先どうなったのか？」と思ったら受注・発注プロセスで停滞していた、思わぬ出費で予算超過していた、取引先に期限内に支払いが行われていなかった、などといったことがわかるようになり、これらを防ぐためには、どうすればいいか対策を講じられます。また、結果から判断するだけでなく、プロセス進行中にフォローが必要な案件を見つけ出し、積極的に介入したり、案件の優先度づけをして、より重要な案件にリソースを投入するなど、組織をより良い方向へ向かわせるためのアクションが起こせるようになります。
もちろん、システム連携は必ず実現しなければいけないというわけではありません。しかし、実現を決定した時、それがすぐに可能になるか？いちから作り上げなければならないか？の差は、非常に大きいものとなります。備えあれば憂いなし。ぜひ起点となるシステムをしっかり選んでください。